(Traduccion al Castellano abajo)

Un dia de mitjans de juny de l’any passat, parlava amb Xavier, el director general d’una empresa de serveis tècnics, li preguntava:

— Què passaria si la setmana vinent marxessis de vacances… Unes vacances llargues.

— Uff! els mesos de juny i juliol tenim molta feina…

— Però, no em deies que tenies delegada tota la producció i el servei al client?

— Ja, sí… però en els moments de més feina cal estar molt a sobre…

— A veure Xavier, quines coses depenen encara personalment de tu?

Silenci… llarg…

— Res… i tot. Tinc la sensació que si jo no estic, les coses no es fan prou bé. Cada dia he de resoldre 100 històries.

— I si tu no hi ets, qui les resol, aquestes 100 històries?

Silenci…

— Sí, d’acord, el 99% les podrien resoldre els mateixos que les porten. A més a més estic fart que em preguntin tantes coses.

— I què faràs perquè la gent no et pregunti tant?

— A veure què et sembla: a cada una de les 100 preguntes de cada dia, respondré: “I tu, què penses que cal fer? … Si us plau escriu la teva pregunta i la teva resposta, ara mateix, sense entretenir-te en redactar-la bé… i me l’envies per e-mail, la pregunta i la resposta.” Així totes les preguntes del dia, durant dies.

— Què vols aconseguir?

— Recollir desenes i desenes de preguntes-respostes. Potser simplement gravaré les preguntes i les respostes amb el meu mòbil. A la major part no hauré de respondre més que un simple “bona feina, gràcies”. En alguns casos puc aportar, a més a més, algun suggeriment. Després faré una classificació del tipus i temes de les preguntes, i li donaré al meu assistent perquè les redacti bé, i farem un FAQ.

— Què creus que passarà?

— Les 100 preguntes diàries aniran reduint-se, crec que quedaran molt poques. I la gent encantada. No saps l’alliberament que suposa l’autonomia, i saber com es fan les coses.

— Està bé, però llavors potser perdràs el control, no sabràs el que passa…

— És clar, llavors muntaré per fi un bon sistema de rendició de comptes: Cada setmana (o mes), en dia i hora fixes, els responsables hauran de presentar unes dades predeterminades, poques però significatives. Comentaris rapits, i fins a la pròxima…

— Genial, i quan comences amb això de les preguntes? Tinc ganes de veure quantes són i quantes queden…

Les coses a les quals es dedica l’empresari en el seu dia a dia —i a les que no es dedica— són les que acaben determinant la marxa de la seva empresa, i la seva evolució.

No és qüestió només de coneixements, més aviat és l’actitud i la visió. Tampoc no és qüestió de la mida, ni del sector. Conec directius d’empreses grans que continuen atrapats en l’operació del dia a dia, i també conec empresaris de microempreses que en cada feina que fan, van definint com s’han de fer les coses, pensant en el moment —no gaire llunyà— en què ells deixaran de fer-les.

Fa 25 anys Brad Sugars, el fundador d’ActionCoach, va dibuixar els plànols de construcció d’una empresa, dissenyada per a funcionar sense l’empresari. Hi ha alguna cosa més pràctica? Antigament la major part de les cases es construïen sense plànols, ara això sembla una temeritat. Doncs avui en dia encara moltes empreses es continuen construint sense plànols. Es van fent… No és estrany que el 80% tanquin en pocs anys, i que, de l’afortunat 20% que sobreviuen, el 80% simplement van tirant en un estat crònic de supervivència, amb una “mala salut de ferro”. No sé què és pitjor, si tancar o malviure durant anys.

Allò que li toca fer a l’empresari és, ni més ni menys, construir l’empresa, com qui construeix un edifici o una màquina, de tal forma que s’aguanti i funcioni, per si mateixa, sense ell. Aquest és el seu paper propi i insubstituïble. Aquest és el valor més gran que pot aportar l’empresari. És veritat que sovint—sobretot al principi— l’empresari farà al mateix temps algun altre paper a l’empresa (producció, vendes, administració…). Però ha de ser conscient del perill de distreure’s amb totes aquelles altres funcions, i oblidar-se del seu paper principal de construir l’empresa. Només així arribarà a ser lliure i realment eficient.

Tanmateix el que em trobo a la major part dels casos és un empresari multifuncional, molt ocupat, dispers en mil coses, sovint esgotat, que no dedica prou temps ni energia a la seva funció principal de construir l’empresa. I aquesta empresa, si pogués cridar, cridaria que necessita un empresari, no un gestor multifuncional.

També hi ha un altre cas freqüent, es tracta de l’empresari que “abandona” algunes parts de l’empresa en mans d’altres persones. Com que no arriba a tot —evidentment—  es veu obligat a deixar-ho en mans d’altres així, sense més. Intenta mantenir un mínim control, però en realitat no ho aconsegueix. Cadascú acaba fent el que pot i el que li sembla bé. Cadascú “a la seva”.

I què és construir l’empresa? No és el mateix fer-la funcionar que construir-la, encara que a vegades es confon una cosa amb l’altra. Construir és edificar un mecanisme estable perquè funcioni sempre bé i sense dependre del que la fa, ni d’una extraordinària capacitat o esforç de les persones. És a dir, aconseguir que funcioni amb el mínim treball, amb més cap i menys hores. Una empresa al servei de les persones i no al contrari.

Ara bé, com que el funcionament de l’empresa és sempre molt més urgent i laboriós que la construcció d’aquesta, tendeix a menjar-se tot el temps i tota l’energia, per això cal tenir molt clares i concretes les feines de construcció. L’empresari s’ha de reservar —i defensar— uns temps fixats per a fer la seva més valuosa aportació. I en aquells preciosos temps, “anar per feina” no divagar, saber bé allò que ha de fer, i fer-ho. D’aquí la importància d’uns bons plànols i d’un coach que el mantingui enfocat.

Es tracta d’un procés que va produint progressivament dos resultats evidents: la rendibilitat econòmica i la llibertat personal. Aquests són els dos indicadors de la bona marxa de la construcció. És important controlar i mesurar l’augment de tots dos indicadors, perquè són al mateix temps resultats i motors.

Els plànols de construcció d’una empresa, segons Brad Sugars són 6.

1.- Domini. Controlar la informació precisa en 4 temes bàsics per a la rendibilitat: temps, diners, entrega, i rumb.

2.- Nínxol. Conèixer bé l’espai de mercat on la competència no és per preu, clarificar la diferència, i construir la maquinària de vendes i màrqueting.

3.- Sistemes. Optimitzar i automatitzar les operacions, i humanitzar les funcions.

4.- Equip. Seleccionar les persones adequades i entrenar-les per a treballar compromeses amb l’equip i amb el client.

5.- Sinergia. Aprofitar les vies i formes naturals de creixement i escalabilitat.

6.- Resultats. Medir el valor real que produeix tot el que es fa, i gaudir-ne.

Aquesta és una guia pràctica, no una teoria. Ha servit de gran ajuda a centenars de milers d’empresaris des de fa 25 anys. Ha marcat la diferència per a moltes empreses i moltes vides. Jo en sóc un testimoni entre meravellat i encara intrigat.

 

 

 

Tu libertad es lo que más necesita tu empresa.

Un día de mediados de junio del año pasado, hablaba con Xavier, el director general de una empresa de sevicios técnicos, le preguntaba:

— Qué pasaría si la semana que viene te fueras de vacaciones… Unas vacaciones largas.

— Uff! los meses de junio y julio tenemos mucho trabajo…

— Pero, ¿no me decías que tenías delegada toda la producción y el servicio al cliente?

— Ya sí,… pero en los momentos de más trabajo hay que estar muy encima…

— A ver Xavier, ¿Qué cosas dependen todavía personalmente de ti?

Silencio… Largo…

— Nada… y todo.  Tengo la sensación de que si yo no estoy, las cosas no se hacen bien. Cada día tengo que resolver 100 historias.

— Y si no estás tu ¿Quién resuelve esas 100 historias?

Silencio…

— Sí, de acuerdo, el 99% las podrían resolver los mismos que las traen. Además estoy harto de que me pregunten tantas cosas.

— Y ¿Qué vas a hacer para que la gente no te pregunte tanto?

— A ver qué te parece: a cada una de las 100 preguntas de cada día responderé: “Y tú, qué piensas que hay que hacer? … Por favor escribe tu pregunta y tu respuesta, ahora mismo, sin entretenerte en redactarlas bien, y me las envias por e-mail (la pregunta y la respuesta).” Así todas las preguntas del día, durante días.

— ¿Qué quieres conseguir? 

— Recoger decenas y decenas de preguntas-respuestas. Quizás simplemente gravaré las preguntas y las respuestas con mi móvil. En la mayor parte no tendré que responder más que un simple “buen trabajo, gracias”. En algunos casos puedo aportar además alguna sugerencia. Después haré una clasificación de los tipos y temás de las preguntas, y se las daré a mi asistente para que las redacte bien, y haremos un FAQ.

— ¿Qué crees que pasará?

— Las 100 preguntas diarias irán reduciéndose, creo que quedarán muy pocas. Y la gente encantada. No sabes la liberación que supone la autonomía, y saber cómo se hacen las cosas.

— Está bien, pero entonces quizás perderás el control, no te enterarás de lo que pasa…

— Claro, entonces montaré por fin un buen sistema de rendición de cuentas: cada semana (o mes), en día y hora fijos, cada uno de los responsables tendrán que presentar unos datos pretederminados, pocos pero significativos. Comentarios rápidos y hasta la próxima…

— Genial, y ¿Cuándo comienzas con eso de las preguntas? Tengo ganas de ver cuántas son y cuántas quedan…

Las cosas a las que se dedica el empresario en su día a día —y a las que no se dedica— son lo que acaba determinando la marcha de su empresa, y su evolución. 

No es cuestión sólo de conocimientos, más bien es la actitud y la visión.  Tampoco es cuestión del tamaño, ni del sector. Conozco directivos de empresas grandes que continuan atrapados en la operación del día a día, y también conozco empresarios de micro-empresas, que en cada tarea que hacen, van definiendo como se de deben hacer las cosas, pensando en el momento —no muy lejano— en que ellos dejarán de hacerlas. 

Hace 25 años Brad Sugars, el fundador de ActionCoach, dibujó los planos de construcción de una empresa diseñada para funcionar sin el empresario. Hay alguna cosa más práctica?  Antiguamente la mayor parte de las casas se construían sin planos, ahora eso parece una temeridad. Pues hoy en día todavía muchas empresas se continuan constuyendo sin planos. Se va haciendo… No es extraño que el 80% de esas empresas cierren en pocos años, y que, del afortunado 20% restante que sobreviven, el 80% simplemente van tirando en un estado crónico de supervivencia, con una “mala salud de hierro”. No sé qué es peor, si cerrar o malvivir durante años. 

Lo que le toca hacer al empresario es, ni más ni menos, construir la empresa, como quien construye un edificio o una máquina, de tal forma que se aguante y funcione por sí misma, sin él. Este es su papel propio e insustituible.  Este es el mayor valor que puede aportar el empresario.  Es verdad que con frecuencia —sobre todo al principio— el empresario hará al mismo tiempo algún otro papel en la empresa (producción, ventas, administración…),. Pero ha de ser consciente del peligro de distraerse con todas aquellas otras funciones, y olvidarse de su papel principal de constuir la empresa. Sólo así llegará a ser libre y realmente eficiente.

Sin embargo, lo que me encuentro en la mayor parte de los casos es un empresario multi-funcional, muy ocupado, disperso en mil cosas, con frecuencia agotado, que no dedica suficiente tiempo ni energía a su función principal de construir la empresa.  I esta empresa, si pudiera gritar, gritaría que necesita un empresario, no un gestor multi-funcional. 

También hay otro caso frecuente, se trata del empresario que “abandona” algunas partes de la empresa en manos de otras personas. Como no llega a todo —evidentemente— se ve obligado a dejarlo en manos de otros así, sin más. Intenta mantener un mínimo control pero en realidad no lo consigue. Cada cual acaba haciendo lo que puede y lo que le parece bien. Cada cual “a la suya”.

I qué es construir la empresa? No es lo mismo hacerla funcionar que construirla, aunque a veces se confunde una cosa con la otra.  Construir es edificar un mecanismo estable para que funcione siempre bien y sin depender del que lo hace, ni de la extraordinaria capacidad o esfuerzo de las personas que lo hacen. Es decir, conseguir que funcione con el mínimo trabajo, con más cabeza y menos horas. Una empresa al servicio de las personas y no al contrario.

Ahora bien, como el funcionamiento de la empresa es siempre mucho más urgente y laborioso que la construcción de la misma, tiende a comerse todo el tiempo y la energía, por eso hace falta tener muy claras y concretas las tareas de construcción. El empresario se debe reservar —y defender— unos tiempos fijados para hacer su más valiosa aportación, las acciones estratégicas. Y en aquellos preciosos tiempos, “ir al grano”, no divagar, saber lo que tiene que hacer y hacerlo. De aquí la importancia de unos buenos planos, y de un coach que lo mantenga enfocado. 

Se trata de un proceso que va produciendo progresivamente dos resultados evidentes: la rentabilidad económica y la libertad personal. Éstos son los dos indicadores de la buena marcha de la construcción. Es importante controlar y medir el aumento de los dos indicadores, porque son al mismo tiempo resultados y motores.

 

Los planos de construcción de una empresa, según Brad Sugars son 6.

1.- Dominio. Controlar la información precisa en 4 temas básicos para la rentabilidad: tiempo, dinero, entrega y rumbo.

2.- Nicho. Conocer bien el espacio de mercado donde la competencia no es por precio. Clarificar la diferencia, y construir la maquinaria de ventas y márqueting.

3.- Sistemas. Optimizar y automatizar las operaciones, y humanizar las funciones. 

4.- Equipo. Seleccionar las personas adecuadas y entrenarlas para trabajar comprometidas con el equipo y con el cliente.

5.- Sinergia. Aprovechar las vías y formas naturales de crecimiento y escalabilidad.

6.- Resultados. Medir el valor real que produce todo lo que se hace, y disfrutarlo. 

Esta es una guía práctica, no es una teoría. Ha servido de gran ayuda a centenares de miles de empresarios desde hace 25 años. Ha marcado la diferencia para muchas empresas y para muchas personas. Yo soy un testigo entre maravillado y todavía intrigado. 

2020-01-25T14:16:07+00:00julio 2nd, 2019|Sin categoría|0 Comments

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